- Cách thức nộp đơn quốc tế: Tổng quan
Để nộp đơn quốc tế, bạn phải có đơn đăng ký đã nộp hoặc nhãn hiệu đã được bảo hộ tại Cơ quan SHTT tại quốc gia của bạn.
Hướng dẫn này giải thích thêm về quy trình, bao gồm cả việc bạn có đủ điều kiện sử dụng Hệ thống Madrid hay không, cách hoàn thành Tờ khai, các mức phí tối thiểu và cách theo dõi tình trạng đơn đăng ký trong suốt quá trình thẩm định.
Quy trình đăng ký nhãn hiệu quốc tế

- Cách thức nộp đơn quốc tế: Yêu cầu tối thiểu
Bạn có thể nộp đơn đăng ký quốc tế nếu bạn đáp ứng hai yêu cầu sau:
1. Quyền nộp đơn
Để đáp ứng yêu cầu về quyền nộp đơn theo Hệ thống Madrid, trước tiên bạn phải có mối liên hệ với một trong số các thành viên của hệ thống (được gọi là các “Bên tham gia”). Mối liên hệ này sẽ xác định Cơ quan xuất xứ của bạn (cơ quan SHTT quốc gia/khu vực). Bạn phải nộp đơn quốc tế thông qua Cơ quan xuất xứ này.
Để đáp ứng yêu cầu về quyền nộp đơn, bạn phải:
• có hoạt động kinh doanh (nghĩa là có một cơ sở công nghiệp hoặc thương mại thực sự và hiệu quả) tại một Bên tham gia; hoặc
• cư trú tại một Bên tham gia; hoặc
• là công dân của một Bên tham gia
Ví dụ: nếu bạn là công dân hoặc có hoạt động kinh doanh ở Úc, mối liên hệ của bạn sẽ là với Úc (thành viên của Hệ thống Madrid) và bạn phải nộp đơn quốc tế thông qua Cơ quan SHTT Úc.
Nếu bạn có mối liên hệ với một số nước thành viên (ví dụ: bạn có thể là công dân Mexico sống ở Hoa Kỳ), bạn có thể chọn bất kỳ nước thành viên nào trong số này để nộp đơn quốc tế.
Để xác định bạn có đủ điều kiện để nộp đơn đăng ký quốc tế theo Hệ thống Madrid hay không, hãy sử dụng Trình mô phỏng nộp đơn đăng ký quốc tế International Application Simulator.
2. Đơn/ đăng ký cơ sở (“nhãn hiệu cơ sở”)
Nếu bạn có đủ điều kiện về mối liên hệ với thành viên Hệ thống Madrid (như đã nêu ở trên), bạn phải hoặc đã nộp đơn đăng ký hoặc có nhãn hiệu được bảo hộ tại Cơ quan SHTT của nước thành viên đó (Cơ quan xuất xứ của bạn). Phải có một nhãn hiệu cơ sở thì bạn mới có thể nộp đơn đăng ký quốc tế cho nhãn hiệu của mình (Tờ khai chính thức MM2 Form MM2) thông qua Cơ quan đó (Cơ quan xuất xứ của bạn).
 
- Cách thức nộp đơn quốc tế: Tờ khai và nội dung
Khi bạn đã nộp đơn đăng ký hoặc đã có nhãn hiệu sở tại được bảo hộ tại Cơ quan xuất xứ của mình (hay nói cách khác, khi bạn đã có một “nhãn hiệu cơ sở”), bạn có thể nộp đơn đăng ký quốc tế theo Hệ thống Madrid. Đơn này phải được nộp cho Cơ quan xuất xứ của bạn, nơi sẽ thẩm định sự tương ứng với nhãn hiệu cơ sở của bạn, xác nhận đơn quốc tế và sau đó gửi cho WIPO.
Tờ khai 
Để nộp đơn quốc tế, phải sử dụng Tờ khai MM2 (có sẵn bằng tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha).
Một số Cơ quan SHTT đã có sẵn hệ thống nộp đơn điện tử e-Filing cho các đơn đăng ký quốc tế. Tìm hiểu thêm trong Cơ sở dữ liệu hồ sơ thành viên Madrid (the Madrid Member Profiles Database).
Bạn phải gửi Tờ khai MM2 đến Cơ quan SHTT sở tại (Cơ quan xuất xứ). Không gửi trực tiếp đến WIPO.
Tất cả các đơn quốc tế chỉ định Hợp chủng quốc Hoa Kỳ phải bao gồm cả Tờ khai MM18 (Tuyên bố về ý định sử dụng nhãn hiệu).
Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo các ghi chú giải thích trên Tờ khai MM2, các đoạn B.II.01.01 đến 10.02 của Hướng dẫn đăng ký nhãn hiệu quốc tế (Guide to the International Registration of Marks) theo Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid, trang 17 đến 28 của "Tận dụng tối đa Hệ thống Madrid" và Thông báo số 23/2014.
Danh mục hàng hóa và dịch vụ
Bạn nên phân nhóm hàng hóa và dịch vụ theo Bảng Phân loại hàng hóa và dịch vụ quốc tế mới nhất (Phân loại NICE - Nice Classification). Để phân nhóm, có thể sử dụng Trình quản lý hàng hóa và dịch vụ Madrid (Madrid Goods & Services Manager).
• Hướng dẫn thẩm định liên quan đến việc phân loại hàng hóa và dịch vụ:
https://www.wipo.int/export/sites/www/madrid/en/pdf/madrid_examination_guidelines.pdf 
Lưu ý: bạn không thể thêm hoặc mở rộng danh mục hàng hóa và dịch vụ sau khi bạn đã nộp đơn quốc tế, thậm chí không thể mở rộng cả danh mục mà có hàng hóa và dịch vụ đã được đề cập trong nhãn hiệu cơ sở. Nếu bạn muốn mở rộng danh mục của mình sau khi đã gửi Tờ khai MM2, bạn cần nộp đơn đăng ký quốc tế mới.
Các Tờ khai chính thức MM1 và MM3 không còn được áp dụng vì tất cả các thành viên của Liên minh Madrid tại thời điểm này cũng là thành viên của Nghị định thư. Tất cả các đơn quốc tế đều phải được nộp bằng Tờ khai đăng ký quốc tế MM2.

- Cách thức nộp đơn quốc tế: Phí
Các khoản phí phải trả liên quan đến đơn đăng ký quốc tế bao gồm:
    • phí cơ bản;
    • phí bổ sung cho mỗi Bên tham gia (Contracting Party) được chỉ định; và
    • phí tăng thêm cho mỗi nhóm hàng hóa và dịch vụ vượt quá ba nhóm.
Đối với một số Bên tham gia nhất định, phí bổ sung được thay thế bằng "phí riêng". Để xác định xem liệu một Bên tham gia có áp dụng phí riêng hay không (và mức phí đó là bao nhiêu), hãy kiểm tra danh sách phí riêng (Individual Fees).
Để biết tổng quan về các khoản phí cơ bản, bổ sung và tăng thêm, hãy xem Biểu phí (Schedule of Fees).
Mức phí là bao nhiêu?
Sử dụng Công cụ tính phí (Fee Calculator) để ước tính số phí phải nộp của bạn
Thông tin thêm về số phí phải nộp (fee amounts), nơi nộp phí (submit fees) và phương thức thanh toán (payment methods).

- Cách thức nộp đơn quốc tế: Theo dõi tiến trình đơn đăng ký của bạn
Nhận thông báo qua email về tình trạng đơn của bạn
Để nhận thông báo qua email về tình trạng đơn của bạn, chỉ cần cung cấp địa chỉ email trong phần 2 của tờ khai đơn quốc tế của bạn (MM2)

Bằng cách cung cấp địa chỉ email, bạn sẽ được tự động đăng ký dịch vụ Thông báo điện tử của chúng tôi. Tất cả các thông báo liên quan đến đơn của bạn (bao gồm các thông báo thiếu sót) sẽ được gửi theo hình thức điện tử đến địa chỉ email được cung cấp. Bạn sẽ không còn nhận được công văn giấy từ WIPO.
Mẹo nhỏ! - Nếu bạn là một công ty hoặc đại diện cho nhiều đăng ký quốc tế, tốt nhất nên sử dụng một địa chỉ email chung làm tài khoản liên kết với tất cả các nhãn hiệu bạn đang quản lý. *Vui lòng bổ sung các email từ WIPO vào danh sách người gửi an toàn của bạn và thường xuyên kiểm tra (các) mục thư rác để đảm bảo việc nhận thông báo kịp thời.
Theo dõi trực tuyến tình trạng đơn của bạn qua Madrid Monitor
Trình quản lý Madrid Monitor cung cấp tình trạng của các hồ sơ đang được WIPO xử lý. Chỉ cần chọn tra cứu thời gian thực (“realtime search”), trong cột bên trái, sau đó điền số đơn hoặc số đăng ký cơ sở của bạn.

Để tìm hiểu thêm về quy trình thẩm định, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về quản lý đơn đăng ký quốc tế (guide to monitoring an international application).

- Cách thức nộp đơn quốc tế: dịch vụ nộp đơn điện tử
Tìm hiểu thêm về các công cụ và dịch vụ có sẵn của WIPO để hỗ trợ bạn nộp đơn điện tử đăng ký quốc tế nhãn hiệu.

- Cách thức nộp đơn quốc tế: Liên kết tham khảo
    • How to search before filing
    • How to monitor your international application
    • How to manage your registration
    • Guide to the International Registration of Marks under the Madrid Agreement and the Madrid Protocol
    • Making the Most of the Madrid System : Information and Practical Tips on How to Use Specific Forms 
    • Forms
    • Fees
    • e-Payment
    • Member Profiles Database
    • e-services

Nguồn: https://www.wipo.int/madrid/en/how_to/file/eservices.html